- 投稿 2025/11/25更新 2025/11/25
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Googleカレンダーで予定管理が苦痛じゃなくなった私の小さな変化
触れたきっかけと思ったこと
手帳を開くたび、ため息が出ていた。
真っ白なページが何週間も続いていたり、逆に予定を詰め込みすぎて見返すのが億劫になったり。予定を書き込んだつもりが書いてなくて約束を忘れたこともある。何より、予定を管理すること自体が義務のように感じられて、手帳を開くだけで心が重くなっていた。
「きちんとした人は手帳を使いこなしている」という思い込みがあって、私もちゃんとしなきゃと何度も手帳を買い替えた。月間カレンダーがいいのか、週間バーチカルがいいのか。それとも1日1ページタイプなのか。毎年、年始になると文房具店で悩んで、今年こそは続けられる手帳を選ぼうと必死だった。
でも結局、どれを選んでも同じだった。最初の1ヶ月はきれいに使えるのに、2月に入るころには白紙のページが増えていく。予定を書くのを忘れて、スマホのメモアプリに適当に記録したり、付箋に書いて貼ったり。情報があちこちに散らばって、結局どこに何を書いたのか分からなくなる。
そんなとき、同僚の香織さんとランチをしていて、ふと予定の話になった。
「来週の会議、木曜だっけ？」と私が聞くと、香織さんはさっとスマホを取り出して「火曜の14時だよ。もう招待送ってるはずだけど」と答えた。私が手帳をカバンからごそごそ探している間に、彼女はもう次の話題に移っていた。
「私、Googleカレンダーに全部入れてるから楽なんだよね」
その言葉が妙に引っかかった。楽、という言葉。予定管理が楽だと感じている人がいるという事実が、新鮮だった。私にとって予定管理はずっと「やらなければいけない苦行」だったから。
香織さんは特別几帳面な性格というわけでもない。むしろ大雑把なところもある人だ。そんな彼女が「楽」だと言い切るなら、何か違うアプローチがあるのかもしれない。そう思って、試しに使ってみることにした。
最初は正直、またどうせ続かないだろうと思っていた。手帳もダメだったのに、デジタルツールが続くわけがない。でも、苦痛から逃れられるなら、試してみる価値はあるかもしれない。そんな軽い気持ちだった。
最初に戸惑った体験
アプリを開いた瞬間、思ったよりシンプルな画面に少し拍子抜けした。
何か特別な機能があるのかと期待していたけれど、見えるのはただのカレンダー。日付が並んでいるだけ。これのどこが「楽」なんだろうと、正直疑問だった。
とりあえず明日の予定を入れてみることにした。タップして、時間を選んで、予定のタイトルを入れる。ここまでは分かる。でも入力欄がいくつもあって、何を入れればいいのか迷った。場所？説明？通知？ゲスト？
結局、タイトルだけ入れて保存した。「歯医者 14:00」とだけ。これで本当に使えるのか不安だった。
次の日、歯医者の予定の1時間前に、突然スマホが鳴った。通知が来ていた。「歯医者 14:00」という文字。あ、そうか、自動で通知してくれるんだ。設定した覚えはなかったけれど、デフォルトで1時間前に通知が来るようになっていたらしい。
これは少し便利かもしれない、と思った。手帳だと、自分で時計を見て予定を確認しなければいけない。でもこれなら、向こうから教えてくれる。忘れっぽい私には合っているかもしれない。
でも同時に、戸惑いもあった。
予定を入れるとき、何時間も前から準備が必要なものと、ぎりぎりでいいものがある。歯医者は1時間前の通知でよかったけれど、例えば友達との約束で電車で1時間かかる場所なら、もっと前に通知がほしい。どうやって調整すればいいんだろう。
それに、予定を入れる場所がスマホの中だけというのも、なんとなく不安だった。手帳なら物理的に存在していて、開けば必ず予定が見える。でもスマホだと、アプリを開かないと見えない。本当にこれで大丈夫なのか、という漠然とした不安があった。
さらに困ったのは、過去の手帳に書いていた予定をどうするかということだった。手帳には、予定だけじゃなくて、その日あったことや感じたこともメモしていた。あのカフェがよかったとか、この本を読んだとか。そういう記録はGoogleカレンダーには向いていないんじゃないか。
最初の1週間は、手帳とGoogleカレンダーの両方を使っていた。予定は両方に書いて、メモは手帳だけに書く。でもそれだと結局二度手間で、余計に面倒だった。どちらかに統一したいけれど、どちらを選べばいいのか決められなかった。
ある日、友達と会う約束を手帳にだけ書いて、Googleカレンダーには入れ忘れた。当然通知も来ず、約束の時間を30分過ぎてから気づいた。友達からの「もう着いたよ？」というメッセージを見て、血の気が引いた。
これは中途半端に使っているからだ、とそのとき気づいた。どちらも使おうとすると、結局どちらも中途半端になる。本気で試すなら、一度Googleカレンダーだけに絞って使ってみないと意味がない。
そう決めて、次の日から手帳は引き出しにしまった。予定は全部、Googleカレンダーに入れることにした。不安はあったけれど、とりあえずやってみることにした。
試行錯誤しながら気づいたこと
Googleカレンダーだけを使い始めて、最初に困ったのは「色」だった。
すべての予定が同じ青色で表示されていて、カレンダーを見ても何が何だか分かりにくかった。仕事の会議も、病院の予定も、友達との約束も、全部同じ色。重要度も緊急度も区別がつかない。
ある日、カレンダーを眺めていて、予定をタップしたら編集画面が開いた。そこで「カレンダー」という項目があることに気づいた。選択肢を見ると、いくつかカレンダーが作れるようになっているらしい。
試しに「仕事」というカレンダーを新しく作ってみた。すると、そのカレンダーは緑色で表示された。なるほど、カレンダーを複数作って使い分けるのか、と理解した。
それから「プライベート」「家族」「病院・役所」というカレンダーも作った。仕事の予定は緑、プライベートは青、家族はオレンジ、病院や役所関係は赤。色分けしたら、カレンダーを見たときにぱっと分かるようになった。
でもしばらく使っていると、また別の問題が出てきた。
予定のタイトルをどう書くかで迷ったのだ。「会議」とだけ書いても、何の会議か後で見返したときに分からない。「◯◯プロジェクト定例会議 △△さんと進捗確認 資料A持参」と詳しく書くと長すぎて、カレンダー上で全文が表示されない。
試行錯誤の末、タイトルは短く本質だけにして、詳細は「説明」欄に書くことにした。タイトルは「◯◯定例」とだけ書いて、説明欄に「進捗確認。資料A持参。△△さんと次回スケジュール調整」と書く。こうすれば、カレンダーを見たときは簡潔で、詳細を知りたいときはタップすれば見られる。
通知のタイミングも工夫した。
デフォルトの1時間前通知だと、遠い場所への外出に間に合わないことがあった。逆に、自宅でのオンライン会議なら1時間も前に通知が来ても早すぎる。
それで、予定ごとに通知時間を変えることにした。外出を伴う予定は2時間前、近場なら1時間前、オンラインなら30分前。さらに、絶対に忘れたくない重要な予定には、通知を2つ設定した。前日の夜と当日の朝、みたいに。
この使い方を始めてから、予定を忘れることがほぼなくなった。
もう一つ気づいたのは、予定と予定の間の「空白時間」が見えるようになったことだった。
手帳を使っていたときは、予定だけを書いていた。10時に会議、14時に打ち合わせ、みたいに。でもGoogleカレンダーは、予定を時間軸上にブロックとして表示する。だから、10時から11時まで会議、その後11時から14時までは何もない、というのが視覚的に分かる。
この空白時間が見えることで、「この間に何ができるか」を考えるようになった。3時間も空いているなら、資料作成ができる。30分しかないなら、メールチェックだけにしよう、とか。時間の使い方が、前よりも現実的になった気がした。
手帳に予定を書いていたときは、予定だけを見て「今日は忙しい」とか「今日は暇だ」とか思っていた。でも実際は、予定と予定の間の時間の使い方で、一日の充実度は変わる。それが視覚化されたことで、時間に対する意識が変わった。
それと、過去の予定が自動で記録されていくのも、思った以上に良かった。
手帳だと、予定が終わったらそれっきりだった。振り返ろうと思っても、どこに何を書いたか探すのが面倒で、結局見返さない。でもGoogleカレンダーは、過去の予定も全部残っている。
ふとした瞬間に「あの打ち合わせ、いつだったっけ？」と思ったとき、すぐに検索できる。しかも、予定に場所やメモを書いておけば、それも一緒に見返せる。あのとき誰と会って何を話したか、自然に記録されていく感覚があった。
自分なりに工夫したポイント
使い続けるうちに、自分なりのルールができていった。
まず、予定には必ず「場所」を入れるようにした。オンライン会議なら「Zoom」とか「Teams」と書く。対面なら具体的な住所やビル名を入れる。こうしておくと、予定をタップしたときにGoogleマップとの連携が働いて、そのままナビが使える。これが本当に便利だった。
初めて行く場所の打ち合わせで、予定に住所を入れておいたら、出発時間にGoogleカレンダーが「そろそろ出発する時間です」と通知してくれた。しかも「現在地から◯◯分かかります」と移動時間まで表示された。交通状況まで加味してくれているらしく、いつもより早めに出た方がいいと教えてくれた。
それから、定期的な予定は「繰り返し」機能を使うようにした。
毎週月曜の朝会、毎月第一金曜の定例会議、みたいな予定は、一つ一つ入力していたら面倒だ。でも繰り返し設定をしておけば、一度の入力で自動的に予定が入る。最初にこの機能を知ったとき、なんでもっと早く使わなかったんだろうと思った。
ただし、繰り返し予定には注意も必要だった。一度設定すると、キャンセルや変更があったときに、その一回だけを変更するのか、それ以降全部を変更するのか、選ばなければいけない。最初は間違えて全部変更してしまい、慌てて元に戻したこともあった。
もう一つ工夫したのは、「予定じゃないこと」もカレンダーに入れたことだった。
例えば「この日は集中して資料作成したい」という日は、午前中まるごと「資料作成」という予定を入れてしまう。誰かとの約束じゃないから、本来は予定じゃない。でもカレンダーにブロックしておくと、その時間に別の予定を入れにくくなる。
これをやり始めてから、「いつの間にか予定が詰まって自分の時間がない」という状況が減った。自分のための時間も、一つの予定として確保するようになった。
色の使い方も、最終的に自分なりのルールを決めた。仕事は緑、プライベートは青、家族は赤、自分時間は黄色。黄色の予定は、読書とか散歩とか、誰とも約束していない自由時間。この黄色のブロックが週に何個あるかで、自分の余裕度が測れるようになった。
あと、予定のタイトルに絵文字を使い始めた。最初は抵抗があったけれど、試しに使ってみたら分かりやすかった。「🏥健康診断」「📞電話会議」「✈️出張」みたいに。カレンダーを眺めたとき、文字を読まなくても何の予定かパッと分かる。
それと、大事な予定の前日には「準備」という予定を入れるようにした。例えば、木曜にプレゼンがあるなら、水曜の夕方に「プレゼン準備」という30分の予定を作る。これがあるだけで、前日に慌てることが減った。予定そのものだけじゃなくて、その予定のための準備時間も予定として確保する。この考え方は、自分には合っていた。
通知も、単に時間だけじゃなくて、内容に合わせて工夫した。例えば持ち物が必要な予定なら、通知のタイミングで「印鑑持った？」と自分にリマインドできるように、説明欄に書いておく。通知が来たときに予定をタップすれば、持ち物リストが見られる。
Googleカレンダーは単なる予定表じゃなくて、自分専用のアシスタントみたいに使えると気づいた。予定を入れるだけじゃなくて、その予定にまつわる情報を全部まとめておける場所。そう考えたら、使い方の幅が広がった。
実際の場面でどう役立ったか
本当に助かったのは、母の入院が決まったときだった。
突然のことで、頭が真っ白になった。病院の予約、入院の手続き、仕事の調整、家のこと。やらなければいけないことが一気に押し寄せてきて、何から手をつければいいのか分からなくなった。
そんなとき、とりあえず思いつくことを全部Googleカレンダーに入れた。「入院説明 10/15 14:00 ◯◯病院」「洗濯物取りに行く 毎日18:00」「主治医と面談 10/20 10:00」「仕事・△△プロジェクト進捗報告 10/18 急ぎ」。
予定だけじゃなくて、やるべきタスクも時間を決めて予定として入れた。とにかく全部カレンダーに入れて、頭の中を空っぽにした。そうしたら、不思議と落ち着いた。
カレンダーを見れば、今日何をすればいいか分かる。明日は何があるかも分かる。一つ一つの予定に通知が来るから、忘れることもない。頭で覚えておかなくていいというのが、こんなに楽だとは思わなかった。
仕事でも、大きなプロジェクトを任されたときに役立った。
複数のチームと連携する案件で、会議や締切がたくさんあった。以前だったら、メモを取っても情報が散らばって、何が何だか分からなくなっていたと思う。
でもGoogleカレンダーに全部入れたら、全体像が見えた。どの週が特に忙しいか、どの日に余裕があるか。締切の前にどれくらい準備期間があるか。視覚的に把握できた。
しかも、チームメンバーにカレンダーの予定を共有できた。会議の予定を作るときに、メンバーを「ゲスト」として招待すると、相手のカレンダーにも予定が入る。全員が同じ情報を見られるから、認識のズレが減った。
「来週の会議、火曜だっけ水曜だっけ？」みたいなやり取りがなくなった。みんなカレンダーを見ればいいから。この効率の良さは、一人で使っているとき以上に実感した。
プライベートでも、友達との旅行計画を立てるときに使った。旅行の予定を作って、友達をゲストに招待する。「1日目 10:00 ◯◯駅集合」「1日目 12:00 ランチ △△レストラン」「1日目 15:00 美術館」みたいに、詳細なスケジュールを入れて共有した。
場所の情報も入れておいたから、当日は迷わなかった。予定をタップすればGoogleマップが開いて、そこまでの道順が分かる。友達も「これ便利だね」と言ってくれて、嬉しかった。
それから、習慣化したいことにも使えると気づいた。
毎日ジョギングしたいと思っても、なかなか続かなかった。でも「ジョギング 毎日6:00」という繰り返し予定を作ったら、毎朝通知が来る。これが意外と効果的だった。
予定として入っていると、やらなければいけない気持ちになる。しかも、実際にやったかどうかを後で見返せる。予定通りにできた日は達成感があるし、できなかった日は「じゃあいつやろうか」と予定を移動させる。
ジョギングに限らず、「毎週末、部屋の掃除」とか「月に一度、家計簿つける」とか、定期的にやりたいことを予定として入れるようになった。予定に入れないと忘れてしまうことも、カレンダーが思い出させてくれる。
一番良かったのは、心の余裕ができたことだった。
以前は常に「何か忘れてないかな」という不安があった。頭の中で予定を反芻して、大丈夫かなと何度も確認していた。でも全部カレンダーに入れるようになってから、その不安がなくなった。
忘れていても、カレンダーが教えてくれる。だから、今やっていることに集中できる。頭のメモリが他のことに使えるようになった感覚があった。
続けてみて変化したこと
半年ほど使い続けて、自分の時間の使い方が変わっていることに気づいた。
以前は、目の前の予定をこなすだけで精一杯だった。今日これ、明日あれ、と追われるように過ごしていた。でもGoogleカレンダーで全体を見られるようになってから、一週間単位、一ヶ月単位で予定を考えるようになった。
来月のこの週は予定が詰まっているから、今のうちに準備しておこう。再来週は余裕がありそうだから、この時期に新しいことに挑戦してみよう。そんなふうに、先を見て動けるようになった。
色分けしたカレンダーを眺めていると、自分が何に時間を使っているかも見えてきた。
ある月、カレンダーが緑色ばかりだった。仕事の予定で埋め尽くされている。青色のプライベートの予定がほとんどない。これを見て、バランスが悪いなと感じた。
それから意識的に、青色の予定を増やすようにした。友達とランチする、映画を見る、一人でカフェに行く。小さな予定でもいいから、プライベートの時間を確保する。カレンダーに色のバランスが欲しいと思うようになった。
黄色の「自分時間」も、定期的に入れるようにした。週に一度は、何も予定のない自由な時間を作る。その時間は何をしてもいいし、何もしなくてもいい。ただ、その時間を守ることだけを決めた。
こうして予定を視覚化することで、自分の生活のバランスを客観的に見られるようになった。忙しすぎるときは予定を減らそうと思えるし、暇すぎるときは何か新しいことを始めようと思える。
人間関係にも変化があった。
友達と約束するとき、以前は「じゃあまた連絡するね」と言って、結局連絡しないまま数ヶ月経つことがあった。でも今は、その場でカレンダーを開いて「じゃあ来月のこの日は？」と具体的な日程を決められる。
しかも予定を共有できるから、相手も予定を確認できる。ドタキャンや忘れることが減って、約束が確実に実行されるようになった。そうすると、関係も深まる気がした。
家族との予定も共有するようにした。夫と同じカレンダーを見られるようにして、お互いの予定が分かるようにした。「今週の土曜、空いてる？」「カレンダー見て」というやり取りが当たり前になった。
最初、夫は「監視されてる気分にならない？」と言っていた。でも使ってみたら、便利だと納得してくれた。お互いの予定が分かるから、調整しやすい。「この日は帰りが遅いから夕飯いらない」とか、いちいち口で言わなくても予定を見れば分かる。
何より、予定管理そのものが苦痛じゃなくなった。
手帳を使っていたときは、予定を書くことが義務だった。書かなきゃいけない、ちゃんと管理しなきゃいけない、という強迫観念があった。でもGoogleカレンダーは、そういう感覚がない。
予定を入れるのは一瞬だし、通知が来るから安心だし、過去の記録も自動で残る。何も頑張らなくても、自然に予定が管理できている感覚がある。
それに、スマホがあればどこでも見られるし、入力できる。電車の中でも、カフェでも、ふと思い出したときにその場で予定を入れられる。わざわざ手帳を取り出す必要がない。
この手軽さが、続けられる理由だと思った。
予定管理は特別なことじゃなくて、生活の一部になった。朝起きて、今日の予定を確認する。移動中に来週の予定を見る。新しい予定が入ったらその場で登録する。呼吸するように、自然にやっている。
そして気づいたのは、予定を管理できると、心に余裕ができるということだった。
やるべきことが明確になって、優先順位がつけられる。何を今やって、何を後回しにしていいか、判断できる。全部を頭の中で覚えておかなくていいから、目の前のことに集中できる。
以前は常に何かに追われている感じがあったけれど、今は自分で時間をコントロールしている感覚がある。予定に振り回されるんじゃなくて、予定を使いこなしている感じ。この感覚の違いは大きかった。
まとめ
今、Googleカレンダーは私の生活に欠かせないものになっている。
最初は「また新しいツールか」と半信半疑だった。手帳でもダメだったのに、デジタルにしたからって何が変わるんだろう、と思っていた。でも実際に使い続けてみて、問題はツールじゃなかったと気づいた。
予定管理が苦痛だったのは、自分に合った方法を見つけていなかったからだった。手帳が悪いわけじゃない。ただ、私には合っていなかっただけ。
Googleカレンダーが私に合っていたのは、いくつか理由がある。通知が自動で来ること。スマホがあればどこでも使えること。過去の記録が自動で残ること。予定を共有できること。視覚的に時間の使い方が分かること。
でも一番大きいのは、予定を管理することが「義務」から「サポート」に変わったことだと思う。
やらなきゃいけないことじゃなくて、自分を助けてくれるもの。忘れないように、焦らないように、余裕を持って過ごせるように。そばにいてくれるアシスタントみたいな存在。
色分けしたり、通知時間を工夫したり、自分の使い方を見つける過程も楽しかった。最初は戸惑ったけれど、試行錯誤しながら自分なりのルールを作っていく。その過程で、自分の生活のリズムや大切にしたいことが見えてきた。
予定管理は、単に予定を忘れないためのものじゃなかった。自分の時間をどう使いたいか、何を大切にしたいか、それを考えるためのツールだった。
カレンダーを見ながら、「来週はもう少し余裕が欲しいな」とか「今月はプライベートの時間が少なかったな」とか、自分の生活を振り返るようになった。そして、じゃあどうしようかと考えて、予定を調整する。
今、カレンダーを開くのが苦痛じゃない。むしろ、開くのが楽しみになっている。今週はどんな一週間になるだろう、来月はどんな予定が入るだろう、と考えるのがワクワクする。
予定がたくさん入っている日も、真っ白で何もない日も、どちらもいい。大事なのは、自分でそれを選んでいるという感覚があること。予定に追われるんじゃなくて、予定をデザインしている感じ。
Googleカレンダーを使い始めて、私の毎日は確実に変わった。劇的な変化じゃないけれど、小さな安心感と余裕が積み重なって、生活が少しだけ楽になった。
予定管理が苦痛だった私が、今では予定を立てることを楽しんでいる。この変化は、自分でも驚いている。そして、もっと早く出会いたかったと、少しだけ思っている。